Nhà quản trị doanh nghiệp hàng ngày có hàng tá công việc phải xử lý: công việc, họp hành, gọi điện, đặt lịch hẹn, đi công tác, v.v. Do đó, hãy tận dụng công nghệ phần mềm quản lý công việc làm trợ lý giúp bạn nhé!
1. Đừng quên nhiệm vụ
Quan
trọng hay thứ yếu, khẩn cấp hay trì hoãn, phức tạp hay đơn giản, bạn không được
quên bất kỳ nhiệm vụ nào. Theo Anders Clark, Nhà văn/Biên tập viên/Quản lý dự
án tại Disciples of Flight, “Phần mềm quản lý công việc trực tuyến là một cách
tuyệt vời để ghi lại và sắp xếp các công việc khi chúng đến, đồng thời được nhắc
nhở giải quyết chúng vào thời điểm thích hợp.”
Jordan
Warzecha, Giám đốc điều hành & Đồng sáng lập của backstitch, cũng minh họa
điều đó bằng một ví dụ dựa trên kinh nghiệm của anh ấy “Bất cứ khi nào có điều
gì đó như khiếu nại hoặc yêu cầu của khách hàng, chúng tôi đều đưa nó vào danh
sách nhiệm vụ ưu tiên. Bằng cách đó, chúng tôi không quên các nhiệm vụ đặc biệt
nhưng không luôn căng thẳng về chúng trong tâm trí. Chúng ta chỉ cần thêm nó
vào danh sách và tiếp tục tập trung vào những thứ khác.”
Phần mềm quản lý công
việc là công cụ quản lý hiệu quả
2. Hộp thư đến gọn gàng
Trên
thực tế, phần lớn email có liên quan đến việc cần làm. Nhiệm vụ đã được giao
cho bạn hoặc nhiệm vụ mà bạn đã giao cho người khác. Phần mềm quản lý Tác vụ Trực
tuyến cung cấp một cách giao tiếp tốt hơn thay vì dựa vào email chẳng hạn. Nhân
viên cũng có thời gian để tập trung vào công việc. Họ sẽ không còn bị phân tâm
bởi lo lắng kiểm tra email, hộp thư đến hàng giờ để cập nhật thông tin.
3. Tăng cơ hội hợp tác
kinh doanh
Các
công ty có sơ đồ phức tạp. có nhân viên ở nhiều văn phòng, tất cả đều làm nhiều
nhiệm vụ với các nhóm khác nhau. Mọi người có thể xem và cập nhật các nhiệm vụ
khi ra khỏi văn phòng. Nếu có gì đó thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ, các cá
nhân có thể nhận được thông báo trên điện thoại di động và máy tính xách tay của
họ.
Nhóm
của bạn có thể làm việc trên nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Chúng ta có thể giao
tiếp và tương tác với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng khi cần thiết. Trong
trường hợp này, chúng ta có thể biết và lập kế hoạch sử dụng tài nguyên. Nhờ
đó, nó cho phép chúng tôi tiết kiệm thời gian cho cả nhóm và giúp chúng tôi làm
việc hiệu quả hơn, nhanh hơn. Mọi người trong công ty có thể làm việc cùng nhau
trên khắp thế giới, kết hợp kiến thức, văn hóa và giúp công ty chúng ta phát
triển cùng với họ.
4. Cảm giác hoàn thành
Bản
thân việc hoàn thành nhiệm vụ đã là thỏa mãn, nhưng sử dụng các công cụ theo
dõi nhiệm vụ, điều đó có thể còn tuyệt vời hơn nữa. Thật vô cùng hài lòng khi
chuyển mọi thứ từ “Đang tiến hành” sang “Hoàn thành”. Có thể nhìn lại mọi thứ
đã hoàn thành trong một ngày, một tuần hoặc một tháng để đưa ra kết quả cụ thể,
cách mang lại cho nhóm cảm giác hoàn thành.
Cảm
giác thoải mái khi gạch bỏ những công việc mình đã làm thật tuyệt vời, khó mà
giải thích được. Điều này có thể tạo động lực cho nhân viên của bạn và chính bạn.
Phần mềm quản lý công
việc mang lại nhiều lợi ích
5. Tăng trách nhiệm trong công việc
Các
cá nhân sử dụng phần mềm quản lý tác vụ có thể cảm thấy có
trách nhiệm hơn. Khi một Nhiệm vụ được giao cho một cá nhân, nhiệm vụ đó sẽ
giúp cá nhân đó đi đúng hướng với ngày hoàn thành đã định. Khi mọi người được
phân công rõ ràng hơn, họ cảm thấy có trách nhiệm hơn.
6. Gia tăng năng suất
Phần
mềm quản lý tác vụ có thể theo dõi thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành
công việc. Một công cụ như vậy có thể giúp bạn tinh chỉnh năng suất của mình. Nếu
bạn không theo dõi thứ gì đó, bạn không thể tối ưu hóa nó và phần mềm theo dõi
tác vụ có thể là một cách tuyệt vời để đánh giá mức độ bạn đang thực hiện các
tác vụ cụ thể.
7. Lưu trữ thông tin lịch
sử công việc
Hệ
thống quản lý công việc là một công cụ đào tạo nhân viên mới rất hữu ích. Bạn
có thể đưa ra một mô tả tường thuật về những gì bạn đã làm rất lâu sau khi sự
việc xảy ra.
Người
đến rồi người đi. Do đó, chức năng kinh doanh quan trọng là phải biết lịch sử của
Nhiệm vụ, có thể là ngày hoặc năm sau, có thể là bất kỳ vấn đề liên lạc hoặc hỗ
trợ nào. Với mọi thứ được ghi lại trong phần mềm quản lý, doanh nghiệp trở nên
ít phụ thuộc vào con người hơn và phụ thuộc nhiều hơn vào các quy trình.
Mọi
thông tin dự án, công việc được lưu trữ tập trung giúp nhân viên mới nhanh
chóng làm quen với dự án và công việc.
8. Đảm bảo đúng thời
gian và ngân sách
Phần
mềm theo dõi nhiệm vụ là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng các nhiệm
vụ và dự án đang đi đúng hướng trong khi vẫn duy trì ngân sách.
Có
lẽ lợi ích lớn nhất (đối với phần mềm theo dõi nhiệm vụ) đối với nhiều công ty
là khả năng quản lý ngân sách của khách hàng.
Một
số công ty dịch vụ có ngành nghề rất đa dạng; Tất cả các khách hàng của họ đều
có ngân sách khác nhau và thay vì tính một số tiền cố định cho mỗi nhiệm vụ được
thực hiện, các công ty tính phí theo thời gian của họ. Điều này có nghĩa là nếu
không có phần mềm theo dõi nhiệm vụ, sẽ rất (rất!) khó theo dõi số tiền trong
ngân sách của mỗi khách hàng đã được chi tiêu.
9. Quản lý nguồn nhân lực
Với
phần mềm theo dõi tác vụ, bạn bắt đầu hiểu rõ hơn về thời gian thực hiện một số
tác vụ nhất định và các tài nguyên mà chúng yêu cầu. Điều này cũng giúp bạn lập
kế hoạch tốt hơn cho các nhiệm vụ tương tự trong tương lai.
Phần
mềm theo dõi công việc cũng rất cần thiết trong việc quản lý thời gian của nhân
viên và đảm bảo rằng họ không bị hết thời gian hoặc làm việc quá sức. Mặc dù
chúng ta không bao giờ có thể đo lường chính xác một nhiệm vụ sẽ mất bao lâu,
nhưng chúng ta có thể chỉ định một số giờ nhất định cho mỗi nhiệm vụ. Điều này
có nghĩa là, sau khi chúng tôi ước lượng được khối lượng công việc mà mỗi nhân
viên có thể hoàn thành trong một tháng nhất định (một biến số lớn khác do trách
nhiệm của các nhân viên khác nhau và tất nhiên là cả ngày nghỉ), chúng tôi có
thể đảm bảo họ được giao đúng khối lượng công việc cho từng nhân viên.
Nếu
bạn vẫn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý Công việc hiệu quả, đừng quên tìm hiểu
và dùng thử Dogoo Office nhé!