Nhà quản trị doanh nghiệp hàng ngày có hàng tá công việc phải xử lý: công việc, họp hành, gọi điện, đặt lịch hẹn, đi công tác, v.v. Do đó, hãy tận dụng công nghệ phần mềm quản lý công việc làm trợ lý giúp bạn nhé!

1. Đừng quên nhiệm vụ

Quan trọng hay thứ yếu, khẩn cấp hay trì hoãn, phức tạp hay đơn giản, bạn không được quên bất kỳ nhiệm vụ nào. Theo Anders Clark, Nhà văn/Biên tập viên/Quản lý dự án tại Disciples of Flight, “Phần mềm quản lý công việc trực tuyến là một cách tuyệt vời để ghi lại và sắp xếp các công việc khi chúng đến, đồng thời được nhắc nhở giải quyết chúng vào thời điểm thích hợp.”

Jordan Warzecha, Giám đốc điều hành & Đồng sáng lập của backstitch, cũng minh họa điều đó bằng một ví dụ dựa trên kinh nghiệm của anh ấy “Bất cứ khi nào có điều gì đó như khiếu nại hoặc yêu cầu của khách hàng, chúng tôi đều đưa nó vào danh sách nhiệm vụ ưu tiên. Bằng cách đó, chúng tôi không quên các nhiệm vụ đặc biệt nhưng không luôn căng thẳng về chúng trong tâm trí. Chúng ta chỉ cần thêm nó vào danh sách và tiếp tục tập trung vào những thứ khác.” 

Phần mềm quản lý công việc là công cụ quản lý hiệu quả

2. Hộp thư đến gọn gàng

Trên thực tế, phần lớn email có liên quan đến việc cần làm. Nhiệm vụ đã được giao cho bạn hoặc nhiệm vụ mà bạn đã giao cho người khác. Phần mềm quản lý Tác vụ Trực tuyến cung cấp một cách giao tiếp tốt hơn thay vì dựa vào email chẳng hạn. Nhân viên cũng có thời gian để tập trung vào công việc. Họ sẽ không còn bị phân tâm bởi lo lắng kiểm tra email, hộp thư đến hàng giờ để cập nhật thông tin.

3. Tăng cơ hội hợp tác kinh doanh

Các công ty có sơ đồ phức tạp. có nhân viên ở nhiều văn phòng, tất cả đều làm nhiều nhiệm vụ với các nhóm khác nhau. Mọi người có thể xem và cập nhật các nhiệm vụ khi ra khỏi văn phòng. Nếu có gì đó thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ, các cá nhân có thể nhận được thông báo trên điện thoại di động và máy tính xách tay của họ.

Nhóm của bạn có thể làm việc trên nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Chúng ta có thể giao tiếp và tương tác với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng khi cần thiết. Trong trường hợp này, chúng ta có thể biết và lập kế hoạch sử dụng tài nguyên. Nhờ đó, nó cho phép chúng tôi tiết kiệm thời gian cho cả nhóm và giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn. Mọi người trong công ty có thể làm việc cùng nhau trên khắp thế giới, kết hợp kiến thức, văn hóa và giúp công ty chúng ta phát triển cùng với họ.

4. Cảm giác hoàn thành

Bản thân việc hoàn thành nhiệm vụ đã là thỏa mãn, nhưng sử dụng các công cụ theo dõi nhiệm vụ, điều đó có thể còn tuyệt vời hơn nữa. Thật vô cùng hài lòng khi chuyển mọi thứ từ “Đang tiến hành” sang “Hoàn thành”. Có thể nhìn lại mọi thứ đã hoàn thành trong một ngày, một tuần hoặc một tháng để đưa ra kết quả cụ thể, cách mang lại cho nhóm cảm giác hoàn thành.

Cảm giác thoải mái khi gạch bỏ những công việc mình đã làm thật tuyệt vời, khó mà giải thích được. Điều này có thể tạo động lực cho nhân viên của bạn và chính bạn. 

Phần mềm quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích

5. Tăng trách nhiệm trong công việc

Các cá nhân sử dụng phần mềm quản lý tác vụ có thể cảm thấy có trách nhiệm hơn. Khi một Nhiệm vụ được giao cho một cá nhân, nhiệm vụ đó sẽ giúp cá nhân đó đi đúng hướng với ngày hoàn thành đã định. Khi mọi người được phân công rõ ràng hơn, họ cảm thấy có trách nhiệm hơn.

6. Gia tăng năng suất

Phần mềm quản lý tác vụ có thể theo dõi thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc. Một công cụ như vậy có thể giúp bạn tinh chỉnh năng suất của mình. Nếu bạn không theo dõi thứ gì đó, bạn không thể tối ưu hóa nó và phần mềm theo dõi tác vụ có thể là một cách tuyệt vời để đánh giá mức độ bạn đang thực hiện các tác vụ cụ thể.

7. Lưu trữ thông tin lịch sử công việc

Hệ thống quản lý công việc là một công cụ đào tạo nhân viên mới rất hữu ích. Bạn có thể đưa ra một mô tả tường thuật về những gì bạn đã làm rất lâu sau khi sự việc xảy ra.

Người đến rồi người đi. Do đó, chức năng kinh doanh quan trọng là phải biết lịch sử của Nhiệm vụ, có thể là ngày hoặc năm sau, có thể là bất kỳ vấn đề liên lạc hoặc hỗ trợ nào. Với mọi thứ được ghi lại trong phần mềm quản lý, doanh nghiệp trở nên ít phụ thuộc vào con người hơn và phụ thuộc nhiều hơn vào các quy trình.

Mọi thông tin dự án, công việc được lưu trữ tập trung giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với dự án và công việc.

8. Đảm bảo đúng thời gian và ngân sách

Phần mềm theo dõi nhiệm vụ là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng các nhiệm vụ và dự án đang đi đúng hướng trong khi vẫn duy trì ngân sách.

Có lẽ lợi ích lớn nhất (đối với phần mềm theo dõi nhiệm vụ) đối với nhiều công ty là khả năng quản lý ngân sách của khách hàng.

Một số công ty dịch vụ có ngành nghề rất đa dạng; Tất cả các khách hàng của họ đều có ngân sách khác nhau và thay vì tính một số tiền cố định cho mỗi nhiệm vụ được thực hiện, các công ty tính phí theo thời gian của họ. Điều này có nghĩa là nếu không có phần mềm theo dõi nhiệm vụ, sẽ rất (rất!) khó theo dõi số tiền trong ngân sách của mỗi khách hàng đã được chi tiêu.

9. Quản lý nguồn nhân lực

Với phần mềm theo dõi tác vụ, bạn bắt đầu hiểu rõ hơn về thời gian thực hiện một số tác vụ nhất định và các tài nguyên mà chúng yêu cầu. Điều này cũng giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn cho các nhiệm vụ tương tự trong tương lai.

Phần mềm theo dõi công việc cũng rất cần thiết trong việc quản lý thời gian của nhân viên và đảm bảo rằng họ không bị hết thời gian hoặc làm việc quá sức. Mặc dù chúng ta không bao giờ có thể đo lường chính xác một nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, nhưng chúng ta có thể chỉ định một số giờ nhất định cho mỗi nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là, sau khi chúng tôi ước lượng được khối lượng công việc mà mỗi nhân viên có thể hoàn thành trong một tháng nhất định (một biến số lớn khác do trách nhiệm của các nhân viên khác nhau và tất nhiên là cả ngày nghỉ), chúng tôi có thể đảm bảo họ được giao đúng khối lượng công việc cho từng nhân viên.

Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý Công việc hiệu quả, đừng quên tìm hiểu và dùng thử Dogoo Office nhé!